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公開(kāi)發(fā)行公司或金融證券業(yè)的內部稽核單位，都應依風(fēng)險評估結果擬訂年度稽核計劃，并將企業(yè)營(yíng)運活動(dòng)的相關(guān)循環(huán)，列入定期內控稽核的重點(diǎn)。所以只要是與銷(xiāo)售收款、采購付款、生產(chǎn)、財務(wù)、研發(fā)等循環(huán)的關(guān)鍵性文件，無(wú)論是書(shū)面或電子資料都須做好資料保存，這些都是重要的稽核管理重點(diǎn)。
依法規定稽核報告應至少保存五年，工作底稿及相關(guān)資料應至少保存三年，包含相關(guān)的書(shū)面文件、電子文件及電子郵件。所以稽核部門(mén)不但要監督其他部門(mén)做好資料保存，也需要以身作則，督促全公司通過(guò)稽核及持續改善活動(dòng)，以提升企業(yè)的經(jīng)營(yíng)競爭力。

為降低風(fēng)險，各國紛紛制定資料保護的相關(guān)法規，強烈規范企事業(yè)單位必須提供保存營(yíng)運資料以及降低營(yíng)運風(fēng)險相關(guān)措施。電子郵件是企業(yè)對企業(yè)、或企業(yè)對客戶(hù)最重要的溝通工具，使用普及度高，所以也被企事業(yè)單位列為最重要的資料保護目標。通過(guò)Mail Archiving Expert能將郵件內容進(jìn)行分類(lèi)，依據企業(yè)規范制定整體或個(gè)別的管理策略以進(jìn)行歸檔作業(yè)，并能依據合法流程進(jìn)行郵件檢索及調閱等工作。

企業(yè)先制定郵件備份策略，先以年限一年、二年、三年、五年、永久作為基礎，運用MAE的「郵件生命周期」服務(wù)，可將郵件內容進(jìn)行備份期限的分類(lèi)，并搭配整體或個(gè)別的管理策略，進(jìn)行歸檔、郵件檢索及調閱等工作。MAE「郵件生命周期」能符合策略將分類(lèi)儲存的郵件進(jìn)行自動(dòng)搬移及后續處理，例如會(huì )自動(dòng)推移郵件的儲存年限，并將該郵件從MAE自動(dòng)搬移至遠端儲存設備，避免硬盤(pán)空間不足影響相關(guān)運作，還能減少系統負載及分散電子郵件的保存風(fēng)險。

MAE「郵件生命周期」運用全自動(dòng)的郵件自動(dòng)搬移技術(shù)，不需浪費管理人員的時(shí)間來(lái)處理各類(lèi)郵件備份的后續作業(yè)，MAE會(huì )依郵件歸檔備份策略，時(shí)限一到就自動(dòng)執行后續的處理(如依年限增加而動(dòng)態(tài)搬移資料、搬到指定備份設備、刪除超過(guò)保存期限的資料..等)，能大幅減輕信息管理人員的工作負擔。

歷史郵件轉置服務(wù) 去重復性、整合效率佳

許多中大企業(yè)在部署郵件歸檔前的歷史郵件存量極大，不但儲存資料重復性高，且散存在為數眾多的磁帶中，如何去重復性并完成巨量歷史郵件轉置就成為郵件歸檔工程的第一個(gè)難關(guān)。Mail Archiving Expert協(xié)助企業(yè)解決此困擾，提供跨平臺歷史郵件轉置服務(wù)，無(wú)論Exchange、Notes等系統的專(zhuān)屬郵件格式都能完整轉置到郵件歸檔系統及后端儲存設備中，能符合儲存資料可用性及完整性的法規要求。為確保儲存資料的可用性，Mail Archiving Expert針對去重復性?xún)热輽z查、防資料篡改、儲存失誤/成功..等推出自動(dòng)檢查機制，并搭配管理自動(dòng)通知設置，讓管理人員能更安心地掌握系統運作狀況。

支援內部信郵件備份架構

根據企事業(yè)單位的建置需求，Mail Archiving Expert采取Stand alone架構，不需更改現有網(wǎng)絡(luò )及郵件流架構，可迅速完成系統實(shí)施，與現有email相關(guān)設備及后端儲存設備的整合相容性佳，極適合各型企事業(yè)單位使用。針對email流量大的企業(yè)集團，可搭配Multi-way架構做到分流或備援等顧問(wèn)式服務(wù)。通過(guò)Mail Archiving Expert采用的Email Copy機制，進(jìn)行完整的郵件備份，支援Microsoft Exchange、 IBM Lotus Notes…等電子郵件服務(wù)器內部郵件記錄，通過(guò)中央管理界面來(lái)迅速完成郵件歸檔策略設置、檢索及調閱等相關(guān)管理服務(wù)。

遵循法規 落實(shí)Email ILM的****利器

為降低風(fēng)險，各國紛紛制定資料保護的相關(guān)法規，強烈規范企事業(yè)單位必須提供保存營(yíng)運資料以及降低營(yíng)運風(fēng)險相關(guān)措施。電子郵件是企業(yè)對企業(yè)或企業(yè)對客戶(hù)最重要的溝通管道，使用普及度高，所以也被企事業(yè)單位列為最重要的資料保護目標。通過(guò)Mail Archiving Expert將郵件內容進(jìn)行分類(lèi)，依據企業(yè)規范制定整體或個(gè)別的管理策略以進(jìn)行歸檔作業(yè)，并能依據合法流程進(jìn)行郵件檢索及調閱等工作。

落實(shí)備份策略管理 有效運用儲存資源

通過(guò)Mail Archiving Expert電子郵件歸檔專(zhuān)家，可將郵件內容進(jìn)行分類(lèi)歸檔，亦可由管理者自訂備份策略，并配合整體或群組的備份策略，以進(jìn)行郵件分類(lèi)分級的歸檔設置。Mail Archiving Expert能與Storage儲存設備高度整合（如HDS、IBM、HP、DELL、NET APP…等），并已獲得HDS的國際技術(shù)伙伴認證。Mail Archiving Expert能符合各部門(mén)對郵件資料的差異化認知，制定合適的備份管理策略，可有效運用儲存資源的使用空間，降低企事業(yè)單位的儲存成本。

多元化Email儲存資源管理 有效分散風(fēng)險

Mail Archiving Expert提供本機(Local)及遠端(Remote)備份方式，能有效分散單機或集中式儲存的風(fēng)險。通過(guò)中央管理界面，提供外接儲存設備(Storage)設置，搭配彈性化歸檔策略進(jìn)行相關(guān)歸檔設置，并能清晰了解各端點(diǎn)的儲存資源狀態(tài)。因應臨時(shí)或緊急備份的需要，Mail Archiving Expert還提供彈性化(Flexible)歸檔策略調整設置，以滿(mǎn)足企事業(yè)單位對于信息備份管理的異動(dòng)需求。

符合組織規范 迅速檢索并回復郵件

Mail Archiving Expert能配合群組及個(gè)人權限設置，依據合法流程進(jìn)行線(xiàn)上(On-line)、近線(xiàn)(Near-line)及離線(xiàn)(Off-line)郵件檢索、調閱以及還原作業(yè)。若發(fā)生郵件資料毀損或須搜尋舉證用的特定郵件，可通過(guò)指定查詢(xún)、分類(lèi)查詢(xún)、MyMail個(gè)人化服務(wù)或搭配全文檢索查詢(xún)..等多種方式，迅速調閱出該郵件并進(jìn)行還原寄送，還原后的郵件亦可直接導入Outlook或Outlook Express等個(gè)人郵件收發(fā)工具中。

完整稽核機制 有效嚇阻機密郵件外泄

Mail Archiving Expert提供強大稽核機制，提供稽核人員即時(shí)掌握外泄郵件狀態(tài)，降低資料外泄風(fēng)險�；�核人員通過(guò)稽核條件設置，針對所有郵件進(jìn)行監控，當郵件符合稽核條件時(shí)，系統會(huì )自動(dòng)通知稽核人員，稽核人員可以在第一時(shí)間掌握郵件狀況，有效嚇阻非法員工通過(guò)郵件寄送機密資料。

搭載新一代高速搜尋引擎 迅速精準調閱郵件

Mail Archiving Expert搭載新一代高速搜尋引擎，能針對所有郵件快速建立索引，管理人員或稽核人員可即時(shí)檢索所需郵件。另外，通過(guò)Mail Archiving Expert的歸檔管理機制，即使已經(jīng)備份到遠端的索引檔以及郵件，只要通過(guò)掛載功能，便可輕松進(jìn)行郵件檢索，猶如在本機上操作一樣，完全不用執行復雜的還原程序（Restore），大幅降低調閱歷史郵件所花費的冗長(cháng)時(shí)間，有效降低管理人員的工作負擔。

Softnext推出Mail Archiving Expert電子郵件歸檔專(zhuān)家(簡(jiǎn)稱(chēng)MAE)，能協(xié)助企事業(yè)單位遵循法規，妥善保存管理郵件資產(chǎn)，減少資料損毀的風(fēng)險并可備為后續舉證之需。Softnext郵件歸檔專(zhuān)家(MAE)與日立內容歸檔平臺(HCAP)完成產(chǎn)品整合，并取得美國HDS原廠(chǎng)的技術(shù)伙伴認證，雙方結合優(yōu)異技術(shù)服務(wù)，聯(lián)手提供主動(dòng)式郵件歸檔服務(wù)。

Hitachi Content Archive Platform內容歸檔平臺(簡(jiǎn)稱(chēng)HCAP)支援開(kāi)放式歸檔信息系統(OAIS)，OAIS模型已成為國際性通用的大型歸存檔基礎，例如美國國家檔案與記錄管理局、美國航空暨太空總署..等都已肯定而采用。HCAP具有極佳的開(kāi)放整合性，電子郵件歸檔的部分與Softnext MAE已完成產(chǎn)品整合，未來(lái)能夠高度提升郵件歸檔及儲存資源管理的深化服務(wù)，更進(jìn)一步加強穩定性及運作效能。

HCAP可與企業(yè)現有的儲存基礎架構進(jìn)行無(wú)縫的整合，由于其可確保安全性、長(cháng)期保存及快速搜尋和檢索珍貴的業(yè)務(wù)記錄，可滿(mǎn)足企事業(yè)單位遵循法規方面的要求。此解決方案利用了Hitachi Data Systems現有儲存管理和業(yè)務(wù)永續性流程，包括在存歸檔階層之間無(wú)縫搬移資料。使用整個(gè)儲存環(huán)境通用的管理軟件可以減輕訓練負擔、簡(jiǎn)化信息流動(dòng)，并提升管理員的生產(chǎn)力。HCAP歸檔支援全球通用的準的文件和格式，包括結構化、半結構化和未結構化的資料，進(jìn)而確保將來(lái)的歸檔和檢索應用程序可以存取現有的儲存信息及郵件資產(chǎn)。HCAP與MAE的完美搭配能強化郵件資產(chǎn)的保存，切實(shí)遵循法規并提升企業(yè)營(yíng)運競爭力 。

通過(guò)MAE及HCAP能完善保存郵件資產(chǎn)，進(jìn)行郵件內容分類(lèi)歸檔，符合企業(yè)整體或個(gè)別的相關(guān)管理策略，并能依據合法流程來(lái)進(jìn)行郵件檢索及調閱等工作，維持儲存歸檔的高穩定性及****化運作效能，以落實(shí)****化的Email資產(chǎn)管理。

系統特色

• •標準基礎介面─NFS、CIFS、HTTP、WebDAV
• •在以策略為管理的基準上設置歸檔資料保留期限
• •提供WORM檔案系統功能保證檔案內容不會(huì )被更改
• •用戶(hù)具有MD5、SHA1、SAH256、SAH512可供選擇
• •具數字簽名的內容驗證
• •存檔內容的標準檔案存取及瀏覽讀取
• •支援公共歸檔內容上的多種應用程序
• •用于內容發(fā)現的嵌入式全文索引、搜尋和檢索
• •可通過(guò)多重復制及以RAID-保護的儲存設備來(lái)保護檔案內容
• •可支援系統的解釋資料
• •內容保密(可針對資料加密)